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关于印发《湖南文理学院本科教学审核评估工作预评估迎评工作方案(草案)》的通知
2018-06-24 13:53   审核人:

湖南文理学院党政办公室

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关于印发《湖南文理学院本科教学审核评估工作预评估迎评工作方案(草案)》的通知

 

根据国家教育部和湖南省教育厅安排,本科教学工作审核评估(以下简称审核评估)专家组将于2018年12月3日至6日对我校本科教学工作进校考察。为全面深入推进评估工作,根据《湖南文理学院审核评估工作实施方案》(校政字[2017]32号)文件精神,学校定于2018年7月2日~4日进行审核评估预评估工作。

一、工作任务

根据审核评估的精神和要求,学校做好专家进校前的各项准备工作。在专家组进校期间,学校保持良好的教学秩序,做好专家组各项考察活动的服务配合工作。

二、组织机构与职责任务

成立湖南文理学院审核评估预评估迎评工作领导小组。

 长:谷正气  龙献忠

副组长:郭国强

 员:龚卫明  李大平     李红革  刘春晖

          

职责:领导专家组进校前期和进校期间学校迎评工作,负责预评估迎评阶段工作中各项重大决策,确定、调整工作方案,调整各工作组职责、人员,协调各工作组工作。

湖南文理学院预评估迎评工作领导小组下设迎评办公室(指挥部办公室)

责任校领导:谷正气  龙献忠

 任:郭国强

副主任:肖    郭杰荣    

责任单位:教学督导评估中心  教务处  党政办

1.主要职责:

⑴在预评估迎评领导小组的领导下,组织开展专家组进校前期各项准备工作,专家组进校考察期间履行迎评指挥部职能,履行预评估迎评工作领导小组的日常工作;

⑵提请专家函审学校自评报告;

⑶按照专家组的通知,负责向各工作组下达专家组各项考察任务(调阅材料、走访和深度访谈、听课看课、考察、座谈交流等),落实和调整活动安排,通报专家考察活动;

⑷编印并发放《专家服务指南》、《迎评工作手册》;

⑸制作并发放专家、联络员、工作人员胸牌;

⑹负责评估期间应急事务的协调、处理;

⑺完成学校领导交办的其它工作。

2.工作要求:

⑴对专家组工作任务进行分类汇总,及时将活动安排下达有关工作组;

⑵准确安排、打印专家活动日程安排表,送交相关校领导,并交联络接待组送交专家;

⑶各类通知单必须以最短的时间发送相关工作组,并做好记录。要求各相关工作组收到通知后,由工作组组长30分钟内电话反馈告知落实情况;对没有收到反馈信息的单位,要尽快电话查询落实情况;

⑷凡涉及任务单分类、登记、记录的工作人员,必须事先制好各类任务单、表格,以便评估期间各项信息传递快速、准确;

⑸评估期间发生紧急情况,必须在第一时间向迎评办公室(指挥部办公室)汇报并酌情处理。

迎评办公室(指挥部办公室)下设联络接待组、教学组、材料组、考察组、访谈座谈组、宣传组、条件保障组等七个专项工作组。

(一)联络接待组

负责校领导:龙献忠

  长:戴  

副组长: 徐秋林

责任部门:党政办

1.主要职责:

联络部分:

⑴负责联络员的遴选和培训工作;

⑵多方搜集专家的基本资料,包括学科背景、专业成就和生活习惯等,编制专家简介充分做好专家来校后周到服务的准备;

⑶负责专家的迎送安排,负责专家车辆的管理与使用工作;

⑷全程陪同专家各项考察活动,随时注意了解专家的工作和生活情况,包括医疗、洗衣、餐饮等,有问题及时向指挥部办公室反馈,使专家对学校留下一个良好的印象;

⑸配合材料组将专家抽调的材料送交专家,并向专家通报;

⑹及时记录专家在评估中的意见,并做好专家意见的汇总、整理、反馈工作;完成专家交办的其他各项工作;

⑺完成指挥部布置的其它工作。

接待部分:

⑴负责评估期间各种会议中校领导和上级领导讲话稿(包括校长汇报PPT)、主持词的撰写;

⑵负责见面会、意见反馈会等会议议程的制定、会场落实、参会人员的确定与通知、参会人员座位安排、会议记录、会议录音与整理、会议服务及会场秩序的维持;协调保障组做好会场布置工作;

⑶负责全校会议室的调配与安排工作,确保各会议室功能完备,环境整洁;负责专家工作室(会议室、资料室)、房间的安排、环境布置及服务工作;

⑷负责专家生活用品、办公用品等物品的配置,协调保障组做好设备设施的配置与维护;

⑸负责专家、相关工作人员的食宿安排;

⑹根据领导小组意见邀请上级领导参加我校评估活动,安排接待上级领导;

⑺负责评估期间校领导和专家用车的安排和调配;负责管理和培训司机;

⑻完成指挥部布置的其它工作。

2.工作要求:

联络部分:

⑴做好专家来校前、离校后的感情联络工作;6月22日前完成专家简介编写工作,交迎评办公室;

⑵确定和掌握专家来校的航班班次及到达时间(购买交通票),并以书面形式报送领导小组办公室;

⑶专家来校前一天及专家在校期间每天20:00向每位专家发送当晚及第二天的天气预报短信,提醒专家注意天气变化;

⑷按照指挥部办公室的安排,及时和有关单位联系落实情况,提醒其充分准备;每位联络员要熟悉各单位以及会议室、实验室、教室等场所的位置,以便按时、准确引导专家工作,听课时要与专家保持一定距离;

⑸联络员须随身携带笔记本,全程记录专家的意见和建议,并做到当天整理汇总;

⑹联络员必须随时掌握专家活动安排,发现问题及时向联络接待组组长反映,确保一切活动万无一失;

⑺联络员应在每日餐前5分钟提前请专家就餐,晚上专家熄灯后或专家同意后服务工作方可结束;

⑻专家专用车辆和司机必须服从联络员的调度,未经联络员同意,不允许随意离开专家的工作和活动地点;联络员要提前联系专家所用车辆,保证每位专家各项活动的准时进行;

⑼评估期间每天召开联络员工作会议,收集、汇总专家意见,研究相关工作。

接待部分:

⑴确保各项工作在6月29日前准备就绪6月22日之前,确定见面会、意见反馈会等会议的议程,6月25日之前完成各种会议中校领导和上级领导讲话稿、主持词的撰写;

⑵按照专家活动通知安排好车辆,保证所有车辆7月1日~5日处于良好状态,以便随时接受调度使用,专家用车与司机统一由联络接待组和联络员调度;

⑶及时更换专家房间的水果、食品、报纸,落实专家洗衣服务等生活事宜;

⑷与宾馆协调,做好相关服务工作,在宾馆难以保证需要的情况下,安排本校人员,确保服务员24小时待命;

⑸确保宾馆网络信息畅通;

⑹为专家配备的物品和设备,应保证有2套作为备用。

(二)教学组

负责校领导:郭国强

 长:郭杰荣

副组长:刘建钢 

责任单位:教务处  各教学院

1.主要职责:

⑴做好评估期间的教学安排和教学管理,做好专家考察实习、就业基地准备;

⑵负责专家听课、看课的组织与实施,评估期间列好授课教师一览表(包括授课教师姓名、职称、课程名称、班级、学生人数、授课地点等);

⑶负责专家调阅试卷、毕业论文(设计)、实验报告、实习报告等教学材料的审核、整理、报送,其中毕业设计(论文)列好专业清单(包括专业、年级、学生姓名、指导教师、成绩),试卷按年级列好清单(包括专业、班级、任课教师、阅卷教师),评估结束后,领回调阅材料;

⑷完成指挥部布置的其它工作。

2.工作要求:

⑴熟悉《自评报告》和评估统计数据,熟悉学校背景材料的基本情况,掌握学校本科教学的基本情况;

⑵按照指挥部下达的材料调阅任务处理单,安排专人对各教学单位提供的调阅材料(毕业论文、试卷、实习报告和试验报告等)进行严格审核(一要保证所调阅的材料的名称准确,材料齐全,二要保证材料内容能够支撑自评报告),按材料调阅任务处理单进行整理,确保无误后送交材料组;

⑶根据指挥部下达的专家听课看课通知单,负责联系被听课看课教师所在教学院,确认教师、教室、教学设施设备、学生等状况,及时向指挥部反馈;反馈后要安排好专家听课工作(包括提前通知专家的联络员授课地点等);专家听课课程为多媒体教学或实验课时,要注意提前做好相关用品、设备、设施的检查和准备;专家听课时教师须准备课程大纲、教材、教案等材料;

⑷预设好座谈访谈环节,预设好考察环节。

(三)材料组

负责校领导:郭国强 

  长:谌晓芹

责任单位:教务处 教学督导评估中心  各教学院 

1.主要职责:

⑴做好预评估支撑材料、专家案头材料等评估材料的收集、整理和管理工作;

⑵收集、整理和编印专家案头材料;

⑶确定各部门材料负责人和联系人,建立材料收集报送程序,教学类材料由教学组统一收集报送,非教学类材料直接由各部门收集报送;

⑷对专家调阅的材料,按专家调阅通知单顺序进行整理,并由指挥部办公室协调,交联络员及时送交专家;

⑸解答专家组对评估材料提出的问题;

⑹负责专家调阅材料的登记、汇总、反馈和返还工作;

⑺做好专家口头调阅材料的记录、整理和处理工作;处理程序与正式处理单相同;

⑻完成指挥部布置的其它工作。

2.工作要求:

⑴熟悉学校本科教学的基本情况,了解背景材料的基本情况,若遇到报送材料不符合要求时,能够及时提出更改建议;

⑵对教学单位提供的调阅材料进行严格的审核,一要保证所调阅的材料的名称准确,材料齐全,二要保证材料内容能够支撑自评报告;

⑶对缺失和无法提供的,以及有重大问题的材料,材料所在部门必须及时向材料组负责人汇报,并提供书面说明材料;

⑷对抽查调阅的各类材料要由专人进行登记、制表、整理后,统一交送专家;

⑸有整体支撑材料的汇总清单,对于专家需要的材料,要知道在哪个单位存放;对于专家提问,可协调相关主管部门负责人回答。

(四)考察组

负责校领导:齐

 长:郭杰荣

副组长:谌晓芹

责任单位:教务处  教学督导评估中心  党政办  实验室建设与设备管理处  图书馆  科学技术发展研究院  学工部 招生就业处  科研处  后勤处  宣传部 各教学院

1.主要职责:

⑴负责制定汇报会结束后的集体考察方案,做好集体考察各项准备工作,组织集体考察。包括考察路线、考查场所、解说人员、解说词、陪同人员、车辆安排等;

⑵负责制定专家单独考察图书馆、实验室、校内外实习实训基地、就业单位、体育场馆、宿舍、食堂、科研基地等活动的考察方案,做好各项准备工作和专家考察的服务配合工作,包括考察路线、场所和内容、考察场所的布置、汇报人、陪同人员、汇报提纲、相关工作人员的培训等。

2.工作要求:

⑴集体考察方案应仔细推敲,展现我校办学优势。解说词应与自评报告保持一致;

⑵专家个别考察方案应以专家为主导,以考察场所所在部门为单位,编制至少两个预案;

⑶应提前做好各项准备,特别是校外实习基地的选择沟通、解说词的准备、解说员的培训等工作。

(五)访谈座谈组

负责校领导: 李红革

 长: 熊成群

责任单位:人事处  组织部  教务处学工部 离退休工作处

校园建设与资产管理处  党政办

1.主要职责:

⑴负责专家走访、深度访谈和各类座谈会工作的前期准备,以及进校走访、访谈、座谈的组织落实工作,包括对校领导和校属所有部门的走访和深度访谈,负责提供学校校园平面图、学校校领导及处级以上干部办公地点汇总表;

⑵多方调研,了解预评估专家召开的座谈会的种类、形式、参加人员、组织以及经验等情况;

⑶协调评建办将校领导分管工作的相关材料送交校领导;

⑷组织各部门在自评报告和相关综述等材料的基础上,撰写汇报提纲;

⑸做好各类座谈会人员安排预案,座谈内容预案,建立相关部门和可能参会人员联系渠道,采集预参会人员信息,建立通讯录。专家进校前5天,应了解预参会人员近期状态;

⑹组织走访和深度访谈的学习培训,开展各类座谈会预参会人员培训会或模拟座谈会。

2.工作要求:

⑴注意做好专家同时走访两个及两个以上单位的准备工作,特别注意其工作关系;

⑵做好座谈会人员筛选工作,根据专家的要求安排好走访单位的陪同人员,在未明确的情况下,以少而精为原则。

⑶模拟座谈会或培训会次数不少于两次;

⑷做好座谈会会议服务(会议记录)工作,注意会议礼仪。

(六)宣传组

负责校领导: 龚卫明

  长:杨  

副组长:邵启湖

责任单位:宣传部  信息与网络中心

1.主要职责:

⑴制作学校宣传片;

⑵负责校内宣传展板、宣传橱窗等的更新,负责制作预评估宣传栏等,营造良好的校园氛围;

⑶根据评估要求,在校园网和微信公众平台跟踪、报道预评估工作动态;

⑷负责评估专家实地考察活动摄影、摄像工作;

⑸完成指挥部布置的其它工作。

2.工作要求:

⑴评估期间,跟踪专家和学校各项重大活动,人员提前到位,做好摄像、摄影等工作;

⑵重要的集体活动要确保有全景照片,确保每位专家和专家组秘书都有较好的照片;

⑶注意工作礼仪,避免干扰专家的正常工作和活动。

(七)条件保障组

负责校领导:刘春晖

 长:孔   陈晚清

责任单位:后勤处  保卫处  实验室建设与设备管理处  信息与网络中心  现代教育技术中心

 1.主要职责:

⑴按联络接待组要求,负责专家工作室、房间和宾馆住宿工作人员使用计算机等设备的配备、网络的安装、维护工作;

⑵负责校园环境及公共设施的绿化、净化与美化等工作,确保全院水、电、空调等的供应与保障,确保各种设施设备正常运行,制定水、电等应急预案,并做好相应准备;

⑶做好食堂饭菜质量与饮食卫生的监控及就餐环境的管理,提前办好专家就餐饭卡,做好专家在学生食堂就餐的安排工作;

⑷做好学生公寓的卫生清扫,做好专家到学生宿舍考察的准备和配合工作;

⑸负责专家活动场所的安全保卫工作,评估期间重大活动的秩序维持和安全保卫工作。做好保卫人员的宣传、动员和培训工作,加强校园巡查,整顿校园汽车、自行车停放,准备和管理专家车辆专用停车位;加强各门卫值班,实行24小时不间断检查;做好周边环境整治,消除安全隐患,保证校园秩序良好;

⑹做好评估期间安全突发事件的应急处理工作;

⑺负责专家医疗保健工作,安排保健医生,配备常用药品及器械,做好专家的医疗服务;

⑻完成指挥部布置的其它工作。

2.工作要求:

⑴专家进校前进行安全大检查,排除安全隐患;确保各项工作在6月29日前准备就绪;

⑵专家组来校评估前,对各校区教学楼、办公楼、实验室、图书馆、卫生间等设施进行清洁美化工作,对校园环境及水、电等设施进行全面检查检修,确保评估期间整个校园卫生清洁、环境优美,水、电设施运行完好;

⑶确保评估需要的设备和设施的配备和维护;

⑷切实做好水、电、空调、车辆等突发事件预案,并在可能的情况下进行预演;提前准备应急和备用物品;

⑸评估期间,严格审查进校人员,严控外来车辆进入校园,对教职工车辆进行统一管理,确保专家车位和专家车辆行驶通畅;

⑹要求保卫人员统一着装,在岗期间严禁吸烟,专家车辆进校时要敬礼,保持良好的精神面貌;

⑺专家集中进校时要敞开大门,引导专家车辆时,动作要规范、指挥要精确;

⑻评估期间,对专家驻地严格管理,设立专门门卫,非工作人员一律禁止进入专家工作生活区域;

⑼专家考察活动(包括座谈会、听课、在学生餐厅用餐、走访、技能测试等)期间,维护考察活动秩序。

三、专家进校前各工作组主要工作进度安排

见《专家服务指南》,此指南只提供给专家及相关工作人员。

四、准备工作的基本要求

(一)全校上下要把此次预评估作为正式评估对待。

(二)各专项工作组要认真调查研究,准确、详实了解工作要求、兄弟院校好的做法和我校的实际情况,要把各个环节和可能出现的问题考虑周全,要把需要的物品、设备、设施、场地、人员、时间、活动环节和流程摸清摸透。

(三)各专项工作组要制定本组精确、细致、具体的工作计划。

所有准备的物品、设备设施、材料必须有明细清单,标明名称、数量、规格等要素;涉及到人的,必须具体到人,标明姓名、人数,不能出现××单位负责人、校领导等字眼;涉及到时间的,精确到分钟;涉及到需专家反馈意见的,设计好相应的表格;工作流程、环节也要有书面安排;准备工作进度要与学校要求一致或提前。

(四)制定切实可行的应急方案,组织应急方案模拟演习。接待组和保障组要做好应急物品和设备的准备。

(五)各专项工作组(联络接待组、教学组、材料组、考察组、访谈座谈组、宣传组、条件保障组)必须于6月25日前完成本组细化的工作计划,内容包括评估考察期间具体安排和准备工作具体安排,各组工作计划的电子稿发送至QQ邮箱:195473857@qq.com,纸质稿签字盖章后送交评建办公室(逸夫楼B301)。

(六)严格按照安排计划开展工作,维护计划的严肃性。重要计划的更改必须报送书面材料,并由专项工作组组长签字以示负责。

湖南文理学院党政办公室

    2018年6月20日

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